Weihnachts-Werbeartikel rechtzeitig bestellen: Warum frühe Planung Stress vermeidet

von: Tobias Wiegers | 17.09.2026, 11:42:00

Es passiert tatsächlich jedes Jahr wieder. Im September scheint Weihnachten noch weit entfernt. Im Oktober gibt es andere Projekte, die dringender wirken. Und irgendwann im November fällt plötzlich auf: Für Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner werden noch Weihnachtsgeschenke benötigt.

Dann soll es möglichst schnell gehen. Der gewünschte Artikel soll selbstverständlich noch verfügbar sein, das Logo muss aufgebracht werden und idealerweise sollen die fertigen Werbeartikel einige Tage vor Weihnachten beim Empfänger liegen.

Genau an diesem Punkt wird es häufig unnötig schwierig. Denn nicht nur ein Unternehmen kommt im November auf diese Idee. Innerhalb weniger Wochen steigt die Nachfrage nach bestimmten Winter- und Weihnachts-Werbeartikeln deutlich an. Beliebte Farben und Modelle können ausverkauft sein, Produktionskapazitäten werden knapper und gleichzeitig nimmt auch die Auslastung der Paketdienste zu.

Warum Weihnachten bei Werbeartikeln früher beginnt

Bei einem fertigen Geschenk aus dem Einzelhandel reicht es möglicherweise, wenige Tage vor Weihnachten einzukaufen. Ein individuell bedruckter oder gravierter Werbeartikel funktioniert anders.

Nach der Auswahl müssen Stückzahl, Druckposition und Druckdaten geprüft werden. Es wird ein Korrekturabzug erstellt, dieser muss freigegeben werden und erst danach beginnt die eigentliche Produktion. Anschließend kommen Qualitätskontrolle, Verpackung und Versand hinzu.

Jeder einzelne Schritt benötigt Zeit. Solange genügend Vorlauf vorhanden ist, ist das völlig unproblematisch. Werden aus drei oder vier Wochen jedoch plötzlich nur noch wenige Tage, wird aus einem normalen Auftrag schnell ein Expressprojekt.

Hinzu kommt die Warenverfügbarkeit. Gerade saisonale Artikel werden nicht unbegrenzt nachproduziert. Ist ein beliebtes Modell oder eine bestimmte Farbe im November ausverkauft, kann eine Nachlieferung vor Weihnachten schlicht nicht mehr möglich sein.

September und Oktober bieten die größte Planungssicherheit

Wer bereits im September oder Oktober bestellt, hat deshalb nicht nur mehr Zeit. Vor allem die Auswahl ist in der Regel deutlich größer.

Es bleibt genügend Spielraum, unterschiedliche Produkte miteinander zu vergleichen, gegebenenfalls ein Muster anzufordern und Logo, Druckfarbe oder Gravur in Ruhe abzustimmen. Auch Änderungen am Korrekturabzug verursachen dann keinen unmittelbaren Termindruck.

Besonders bei größeren Stückzahlen, speziellen Produktfarben, individuellen Verpackungen oder aufwendigeren Veredelungen ist dieser zeitliche Puffer wichtig.

Das bedeutet nicht, dass im November grundsätzlich keine Weihnachts-Werbeartikel mehr bestellt werden können. Viele Produkte können auch kurzfristig produziert werden. Die Frage verändert sich dann allerdings zunehmend von „Welchen Artikel möchten wir?“ zu „Welcher passende Artikel ist in dieser Stückzahl noch verfügbar und rechtzeitig lieferbar?“

Was sich im November verändert

Aus unserer täglichen Praxis kennen wir die Situation sehr gut. Innerhalb kurzer Zeit häufen sich Anfragen mit einem festen Wunschdatum vor Weihnachten.

Dann treffen mehrere Faktoren gleichzeitig aufeinander:

• stark nachgefragte Artikel oder Farben sind teilweise bereits vergriffen,
• Lieferanten und Hersteller haben längere Bearbeitungszeiten,
• Druckereien arbeiten mit hoher Auslastung,
• für Korrekturen und erneute Freigaben bleibt weniger Zeit,
• und auch beim Paketversand steigt das Risiko von Verzögerungen.

Das Ärgerliche daran: Häufig wäre die ursprüngliche Wunschlösung problemlos möglich gewesen, wenn die Bestellung nur einige Wochen früher erfolgt wäre.

Wer bereits weiß, dass im Dezember Kunden oder Mitarbeiter beschenkt werden sollen, sollte deshalb nicht darauf warten, bis die Weihnachtszeit gefühlt tatsächlich begonnen hat.

Eine einfache Zeitplanung für Weihnachts-Werbeartikel

Eine starre Bestellfrist gibt es nicht. Lieferzeiten unterscheiden sich je nach Artikel, Stückzahl und Veredelung. Als praktische Orientierung kann die Planung aber so aussehen:

September und Oktober:
Sehr guter Zeitraum für die Auswahl und Bestellung. Es besteht noch viel Spielraum bei Artikeln, Farben und Veredelungen. Auch Muster und mehrere Abstimmungsschritte sind normalerweise gut einzuplanen.

Anfang November:
Für viele Lagerartikel weiterhin problemlos. Bei größeren Mengen oder besonders gefragten Weihnachtsartikeln sollte die Verfügbarkeit jedoch bereits konkret geprüft werden.

Ende November:
Jetzt wird die tatsächliche Lagerverfügbarkeit entscheidend. Produkte mit kurzen Produktionszeiten oder eine Express-Veredelung können weiterhin funktionieren, die Auswahl wird aber kleiner.

Dezember:
Auch kurzfristig kann noch einiges möglich sein. Jetzt sollte aber nicht mehr von einem bestimmten Wunschartikel ausgegangen werden. Entscheidend ist, welche Ware tatsächlich verfügbar ist und innerhalb der verbleibenden Zeit veredelt werden kann.

Früh bestellen bedeutet nicht, früher verschenken zu müssen

Ein häufiger Denkfehler besteht darin, Bestellung und Übergabe miteinander gleichzusetzen. Ein Weihnachtsgeschenk, das Anfang Dezember überreicht werden soll, muss natürlich nicht erst Ende November bestellt werden.

Die Ware kann Wochen vorher ausgewählt, produziert und vorbereitet werden. Damit ist das Thema erledigt und wartet nicht gemeinsam mit Jahresabschluss, Weihnachtsfeiern und den letzten Projekten des Jahres auf den ohnehin vollen Dezember.

Gerade für Unternehmen, die mehrere hundert Kunden oder Mitarbeiter beschenken möchten, schafft das erheblich mehr Planungssicherheit.

Wer noch nach einer passenden Idee sucht, findet in unserem Beitrag „Weihnachtsgeschenke für Kunden – Ideen für Unternehmen“ verschiedene Ansätze für unterschiedliche Zielgruppen und Budgets.

Was bei einer kurzfristigen Bestellung hilft

Natürlich lässt sich Weihnachten nicht immer Monate im Voraus planen. Manchmal wird eine Aktion kurzfristig beschlossen oder die benötigte Stückzahl steht erst spät fest.

Dann hilft es, bei der Anfrage möglichst konkrete Informationen bereitzuhalten:

• benötigte Stückzahl,
• spätester Liefertermin,
• gewünschte Produktart,
• Logo beziehungsweise fertige Druckdaten,
• gewünschte Veredelung und
• Lieferadresse.

Je klarer diese Angaben sind, desto schneller lässt sich prüfen, was tatsächlich noch machbar ist. Wie der Ablauf von der Produktauswahl bis zur fertigen Lieferung funktioniert, erklären wir auch in unserem Beitrag „Werbeartikel bestellen ohne Umwege“.

Unser Tipp: Weihnachten lieber einige Wochen zu früh planen

Eigentlich ist die Empfehlung sehr einfach: Wenn bereits feststeht, dass Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter zu Weihnachten einen Werbeartikel erhalten sollen, gibt es wenig Grund, mit der Bestellung bis November zu warten.

Eine frühe Bestellung bedeutet mehr Auswahl, mehr Zeit für die Abstimmung und deutlich weniger Abhängigkeit von kurzfristiger Warenverfügbarkeit und knappen Produktionszeiten.

Und für uns als Druckerei gilt genau dasselbe: Ein Auftrag, für den ausreichend Zeit vorhanden ist, lässt sich entspannter planen als ein Auftrag, bei dem jeder einzelne Tag zählt.

Wer sich bereits jetzt mit der Weihnachtsaktion beschäftigt, findet in unserer Kategorie für Winter- und Weihnachts-Werbeartikel zahlreiche Ideen für Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner.

Unser Rat aus vielen Weihnachtsgeschäftsjahren lautet deshalb: Lieber im Oktober in Ruhe bestellen, als im November hoffen, dass der gewünschte Artikel noch verfügbar ist.